ホームページリニューアル時のRFP(提案依頼書)の作り方！テンプレも配布！
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ホームページをリニューアルをする際、下記のように思う企業様は多いでしょう。
- 大きな費用をかけたのに失敗したくない
- 希望通りのサイトにしたい
ホームページリニューアルに成功するためには、発注者側の準備も重要です。特に、要望を正確に伝えることが重要になってきます。
この記事では、制作会社に依頼する際に作る、RFP(提案依頼書)について解説します。例文の紹介やテンプレート配布しているので、ぜひご活用ください。
RFP(提案依頼書)の前に、まずは気軽に相談したい企業様は、ぜひ下記のリンクから無料相談をお申し込みください！
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RFP(提案依頼書)とは？
RFP（提案依頼書）はRequest for Proposalの略で、制作会社に制作依頼する際に作成する、内容や要求事項を記載したドキュメントのことです。
RFP(提案依頼書)の概要
- RFP(提案依頼書)は提案を依頼するもの
- 発注側が作成して制作会社に提出するもの
- 初回の商談前に制作会社に提出するもの
- 例えば下記の内容を伝えるもの
- ex) 自社の基本情報
- ex) 制作を検討している背景
- ex) 制作したいもの
内容は様々ですが、プロジェクトの目的、依頼範囲、納期、予算などが含まれることが多いです。これにより、制作会社はその要求に基づいて提案することができます。
RFP(提案依頼書)と似たようなものに、稟議書・情報依頼書・提案書・要件定義書などがありますが、違いは下記になります。
| 種類 | 作成者 | 概要 |
|---|---|---|
| 稟議書 | 発注者 |
|
| 情報依頼書 | 発注者 |
|
| 提案依頼書 | 発注者 |
|
| 提案書 | 制作会社 |
|
| 要件定義書 | 制作会社 |
|
※ この表は横スクロールできる場合があります。
RFP(提案依頼書)を作るメリット
RFP(提案依頼書)を作るメリット
- 提案の精度が上がる
- 認識の違いによるトラブルや遅延を避けれる
- 社内で共通認識を持てる
- 制作会社とのやりとり工数を減らせる
RFP(提案依頼書)を作ると、依頼者と制作者共に無駄が省け、リニューアルの成功確率が高まります。
それぞれ詳しく紹介します。
提案の精度が上がる
RFP(提案依頼書)を作成することにより、プロジェクトの目的、要件、期待する成果が明確に定義されるため、制作会社はそれに基づいて提案を行うことができます。
初回ヒアリング前にRFP(提案依頼書)を作成しておけば、制作会社は事例や参考サイトなどを予め用意もできるので、お互いにとって有意義な時間になるでしょう。
認識の違いによるトラブルや遅延を避けれる
RFP(提案依頼書)に詳細な要件や仕様を明記することで、発注者と制作会社の間で認識のずれが発生しにくくなります。
特に絶対外せない納期がある場合は、重要になってきます。
社内で共通認識を持てる
RFP(提案依頼書)を作成する過程で、社内の関係者がプロジェクトの目的や要件について議論し、共通の認識を持つことができます。
途中で担当者やプロジェクトに関わる社員が変わることもあるので、RFP(提案依頼書)を始めとしたドキュメントがあると、イレギュラーなことにも対応しやすいです。
ドキュメントに残すことで、プロジェクトの目的や課題を明確に整理できるメリットも大きいです。
制作会社とのやりとり工数を減らせる
RFP(提案依頼書)の作成には、多少の工数がかかりますが、制作会社との初期のやり取りを減らせるメリットがあります。
無駄な質問や確認作業が減り、結果的に発注側の工数も減り、プロジェクトの開始までのスピードが速まります。
RFP(提案依頼書)に記載すると良い21項目！テンプレートも配布！
ここでは、RFP(提案依頼書)に記載すると良い21項目を紹介します。全てが必須ではないので、答えられない・わからないものは空欄で提出しても問題ないです。
21項目全て記載例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
下記のリンクからテンプレートの閲覧・ダウンロードも可能です。
RFP(提案依頼書)作成前に、まずは気軽に相談したい企業様は、下記より無料相談を申し込みください！
会社概要
基本的な会社概要を記載します。既存のホームページに記載されている場合、そのURLを載せるだけでも良いと思います。
記載例
- 社名：株式会社〇〇
- 所在地：〒123-4567 福岡市博多区博多駅前1-2-34
- 設立：2021年 5月
- 代表：山田 太郎
- 担当者：佐藤 花子
- 会社規模：約30名
事業内容
事業内容をを記載します。一般に馴染みのない業界の場合、正確さよりもイメージのしやすさ重視で伝えると、より良い提案が受けられると思います。
記載例
- アプリケーション開発
- Webサイト制作
- グラフィックデザイン制作
- 自社サービスの開発・運用
クライアントワークと自社サービスの開発・運用をしている会社です。
目的や経緯
目的や経緯を記載します。何を重要視しているかも記載すると、制作会社は提案を用意しやすいです。
記載例
現状、仕事は紹介でいただくことが9割です。今後、案件を増やしていくにあたって、webマーケティングに力を入れようと思っています。
まずは、土台となるHPをリニューアルすることになりました。見た目が良いだけでなく、成約するような構成やコンテンツを意識したサイトにしたいです。
自社サービスの開発・運用もしていますが、HPはクライアントワークのためのサイトにしてしまおうと思っています。この辺りは、相談しながら進めたいです。
解決したい課題
解決したい課題を記載します。目的や経緯と重複する場合は、カットしても良いと思います。具体的な数値の記載もあると、なお良いです。
記載例
今のサイトは、名刺代わりとしか機能していないため、アクセス数と成約数が少ないと感じています。
- アクセス：〇〇PV/月
- お問い合わせ数：〇〇件/月(営業等を除く)
- 資料請求数：〇〇件/月
下記が1年後の目標ですが、これが現実的なのかも含め、相談したいです。
- お問い合わせ数を〇〇→××件
- 資料請求数を〇〇→××件へ、
ターゲット
ターゲットを記載します。具体的なものがない場合、現状どんな顧客が多いか記載するだけでも良いです。
記載例
- 中小企業
- webマーケティングに力を入れたい企業
- BtoB企業
- 高額商材を扱っているBtoC企業
- サイトの新規制作やリニューアルを考えている企業の担当者や経営者
競合サイト
競合サイトを記載します。特定の競合がいない場合、目標としている企業等を上げても良いです。
記載例
紹介で仕事が回る業界なので、現状は特定の競合がいません。目標・参考にしている企業を記載します。
〇〇株式会社
オウンドメディアとSNSからの集客がうまくいっている企業。弊社とメインターゲットも同じ。
デザイン参考
デザイン参考を記載します。3つ以上記載していただけると、イメージがつきやすいです。また、どこが気に入っているのかも記載すると良いです。
記載例
〇〇.co.jp
見やすく導線もわかりやすい。コンテンツボリュームもあって、信頼できそうだと感じる点が良い。
××.co.jp
写真を使ったデザインが好み。弊社のコーポレートカラーとも似ているので、このサイトがデザイン的には理想に近い。
△△.co.jp
予算次第では、このサイトのようにテキストと図解ベースのサイトでも良いと考えています。
作りたいページ
作りたいページを記載します。ヒアリングを通して固めていくので、現状考えているものを記載すれば良いです。
記載例
- トップ
- 特徴
- サービス一覧
- サービス詳細 × 4
- 実績一覧&詳細
- 会社情報
- ブログ一覧&詳細
- お問い合わせ
定期的に更新したいページ
作りたいページの中で、更新が必要なページを記載します。更新頻度も記載すると、良い提案ができます。
記載例
- 実績一覧&詳細：月1更新程度
- ブログ一覧&詳細：週2,3更新程度
その他のページは、3ヶ月に1度追加・編集があるかないか程度です。
会員登録 / 決済の有無
会員登録や決済の導入がある場合、作り方や費用が大きく変わる場合があります。それぞれ『あり』の場合、具体的にどんなことがしたいのか・必須なのかを記載すると良いです。
記載例
- 会員登録：なし
- 決済：費用次第であり
できればサイト上で商品の販売をしたいと思っています。このサイトでできなくても良いので、何か良い方法がないか相談したいです。
お問い合わせの有無
お問い合わせの有無を記載します。使用したいツールがある場合は、記載すると良いです。
記載例
- お問い合わせ：あり
弊社で運営している他のサイトで、formrunを使用しているので、今回のサイトもformrunを使いたいです。
テキスト・画像の提供
テキスト・画像の提供が可能かどうかを記載します。
記載例
- テキスト：可能
- 簡単な添削はお願いしたいです。
- 画像：提供不可
- ほとんど素材がないため、無料or有料素材で制作をお願いしたいです。
一応写真撮影もご依頼できるのか、費用と共に教えていただきたいです。
現状の成約数
現状の成約数を記載します。
記載例
- お問い合わせ数：〇〇件/月(営業等を除く)
- 資料請求数：〇〇件/月
現状の流入数と流入経路
現状の流入数と流入経路を記載します。わからない場合、Google Analyticsを共有して、制作会社に見てもらうと良いです。
記載例
- 検索：〇〇PV/月
- 直接：〇〇PV/月
- SNS：〇〇PV/月
- 広告(リスティング)：〇〇PV/月
- 広告(SNS)：〇〇PV/月
ドメイン / サーバーの引き継ぎ。
ドメイン / サーバーの引き継ぎを記載します。わからない場合は、制作会社に見てもらうと良いです。
記載例
- ドメイン：お名前.comで契約済み
- サーバー：Xサーバーで契約済み
どちらも問題なければ、現状のものを使用する予定です。
納期 / 間に合わせたい時期
納期 / 間に合わせたい時期を記載します。
記載例
○月にイベントを控えているため、そこまでには公開したいです。それが現実的かどうかも含め、相談したいです。
希望予算と上限予算
希望予算と上限予算を記載します。補足もあれば記載すると良いです。
記載例
- 希望予算：250万円
- 上限予算：300万円
補助金の申請が通った場合、300万円まで可能です。費用的に厳しい場合、この予算でどこまでできるのか提案いただきたいです。
対応したいブラウザ
対応したいブラウザが決まっている場合は記載します。わからない場合は、制作会社と相談して決めると良いです。
記載例
下記のOS・ブラウザの最新版を動作保証環境としたいです。他に対応した方が良いものがあれば、相談したいです。
- Windows：Chrome / Firefox / Edge
- Mac：Chrome / Firefox / Safari
- iPhone：Safari
- Android：Chrome
納品形態
納品形態を記載します。主に本番公開まで依頼するか、ファイル納品になるかです。
記載例
- 例1：必要な情報は全て共有できるので、本番公開までお願いします。
- 例2：サーバー管理会社が他にあるので、ファイル納品でお願いします。
RFP(提案依頼書)は必ず必要？
RFP(提案依頼書)は、どんなプロジェクトでもあった方が良いのは確かですが、必ず必要なわけではありません。
下記のような場合は、RFP(提案依頼書)作成の前に、まずは気軽に制作会社に相談してみても良いと思います。
- 知見がなく求めていることが可能なのか聞きたい
- 費用感がわからないので超ざっくり金額を知りたい
また、依頼内容が簡素なサイトの場合やこだわりがない場合は、ヒアリング時に伝えるでも良いでしょう。
リニューアルは早めに準備がおすすめ！
サイトのリニューアルは、計画通りに進まないことも多いため、余裕を持って早めに準備するのがおすすめです。
こんなことが起きます...
- 条件が合う制作会社が見つからない
- 想像以上に準備が大変
- サーバーやドメイン関連で対応に時間がかかる
- 既存制作会社からの引き継ぎ作業がスムーズにいかない
- 担当者の別業務や体調不良でスケジュール通りに進まない
制作依頼経験がない場合、リニューアルを検討した時点で、既存の制作会社や周りの知見がある方に相談すると良いです。
弊社にご相談いただければ、下記の情報を相談当日~2日程度で、お出しできます。
- 貴社サイトにおけるリニューアルの必要性
- 見込める成果
- かかる費用や期間
- 貴社が気になる情報
無理な営業等ございません。まずはプロに相談したい場合、ぜひ下記のリンクから無料相談をお申し込みください。
この記事を書いた人
業界歴13年目。今まで200サイト以上のサイト制作に関わってきました。メディア運営歴も長く、SEOを意識したサイト設計や顧客視点でのコンテンツ制作が得意。売上に貢献するサイトを作ります！
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